Wie epilot Netzanschlussprozesse im Ausbau erneuerbarer Energien vereinfacht

In einer nachhaltigen Energiezukunft spielen erneuerbare Energien und Elektromobilität eine zentrale Rolle. Die steigende Nachfrage nach Ladelösungen, Wärmepumpen und PV-Anlagen bietet Energieversorgern hohe Chancen auf der Vertriebsseite. Gleichzeitig bedeutet eine hohe Anzahl an neuen Bezugs- und Erzeugungsanlagen auch eine Herausforderung für die Netzseite der Energiewirtschaft. Netzbetreiber sind aktuell kaum noch in der Lage, die Masse an eingehenden Anmeldungen zu bearbeiten – und das Pensum erhöht sich mit der steigenden Nachfrage laufend. Viele Netzbetreiber erhalten die Anmeldungen in Papierform, was zu einer hohen Fehlerdichte und vielen Rückfragen führt. Hinzu kommt zeitlicher Druck durch gesetzliche Fristen für die Rückmeldung auf Anmeldungen von Bezugs- und Erzeugungsanlagen. Auf der anderen Seite ist der Prozess auch für Kunden und Installateure nicht optimal aufgestellt: Die Formulare sind komplex formuliert und der Prozessstatus undurchsichtig, was wiederum häufige Rückfragen beim Netzbetreiber auslöst.

Bei den Problemen der Ineffizienz und fehlenden Nutzerfreundlichkeit setzt epilot an: Wir bieten einen durchgängigen, digitalen end-to-end Prozess, der alle Prozessbeteiligten in einer Lösung integriert und eine intuitive Nutzererfahrung ermöglicht. So kann der Anlagenbetreiber den Fortschritt seiner Anfrage im Status-Tracking nach DHL-Prinzip verfolgen und auch Tiefbauer und Installateure sind im transparenten Austausch.

Anmeldung über digitale Formulare auf der Webseite

epilot bietet Formulare für Netzanschlussbegehren als sogenannte „Journeys“, die auf intuitive und nutzerfreundliche Art und Weise die benötigten Informationen von Anlagenbetreibern oder Installateuren einholen. Durch das Herunterbrechen umfangreicher Formulare in verständliche Einzelschritte wird die Komplexität für Nutzer deutlich reduziert. Im Ergebnis können so Rückfragen und Falschangaben minimiert werden und ein einheitliches Datenformat gewährleistet werden. Zusätzlich ermöglicht es die Funktion der Nachqualifizierungsjourney, bei Rückfragen weitere Informationen durch den Kunden ergänzen zu lassen. Auch für die eigene Belegschaft lassen sich individuelle Fragestrecken ausprägen, um auch im Kundencenter und am Telefon den Papierbedarf zu senken und Mehrfacharbeiten zu vermeiden.

Die konkrete Umsetzung erfolgt über ein Baukastensystem, mit dem die Journeys auf no-code Basis konfiguriert werden. Alle notwendigen Fragelogiken können flexibel abgebildet werden. Die Journey wird mithilfe eines Einbettungscodes direkt auf der Webseite des Netzbetreibers involviert. Da wir bei epilot „mobile first“ denken, ist unsere Technologie responsiv entwickelt und die Anmeldung lässt sich optimal auf dem Smartphone durchlaufen.

Eine beispielhafte Anmeldung eines Netzanschlussbegehrens kann wie folgt aussehen: Zunächst wird der Nutzer in einer Multiple-Choice Frage gefragt, welche Anlage(n) er anmelden möchte, zum Beispiel Batteriespeicher, PV-Anlage oder Ladeeinrichtung. In der Konfiguration wird eine Fragen-/Antwortlogik hinterlegt, die über den weiteren Verlauf der Anmeldung entscheidet. Wählt der Nutzer beispielsweise die Anlage Ladeeinrichtung aus, kann er im nächsten Schritt gefragt werden, ob die Anlage über mehr als 12kW Leistung verfügt und damit genehmigungspflichtig ist, oder nur gemeldet werden muss. Weitere mögliche Angaben umfassen zum Beispiel Angaben zum Anschlussobjekt, Hersteller und Typ der Ladeeinrichtungen oder Anzahl der Ladepunkte. Bei einer Ladeeinrichtung unter 12 kW kann der Nutzer abschließend seine Kontaktangaben hinterlassen und der Anmeldeprozess ist abgeschlossen. Bei einer genehmigungspflichtigen Ladeeinrichtung kann der Nutzer darauf hingewiesen werden, dass im nächsten Schritt eine Netzverträglichkeitsprüfung durchgeführt wird und er innerhalb von spätestens acht Wochen eine Rückmeldung erhält. Alternativ kann nach einer erfolgten Integration eines Tools zur Netzverträglichkeitsprüfung die Prüfung in Echtzeit erfolgen und dem Nutzer direkt in der Journey die Zu- oder Absage erteilt werden. Bei Absage kann ein Hinweis auf eine persönliche Kontaktaufnahme durch den Netzbetreiber bezüglich der nächsten Schritte gegeben werden.

Gemeinsam mit verschiedenen Netzbetreibern hat epilot einen Best-Practice-Standard als Vorlage entwickelt. Zusätzlich dazu sind individuelle Anpassungen der Journey jederzeit möglich, beispielsweise wenn Fragen hinzugefügt oder abgeändert werden sollen, ein Dokumenten-Upload oder Hinweisfelder ergänzt werden soll oder die Logik in der Fragenabfolge angepasst werden soll. Es können beliebig viele Anmeldeformulare erstellt werden, um beispielsweise auch spezifische Formulare für die Anmeldung von PV-Anlagen oder Ladeeinrichtungen an verschiedenen Stellen auf der Webseite zu platzieren.

Prozessmanagement inklusive Partnereinbindung in digitalen Workflows

Mit der Absendung der Anfrage geht das Netzanschlussbegehren in Echtzeit im epilot Mitarbeiterportal ein. Der Vorgang wird mit einer ID versehen und in einer Übersicht über alle Vorgänge übersichtlich gelistet. Alle vom Nutzer gemachten Angaben sind übersichtlich im Vorgang aufgeführt. In epilot lassen sich individuelle Workflows konfigurieren, die mit den Journeys verknüpft werden können. So lassen sich je nach Antworten des Anlagenbetreibers oder Installateurs direkt die entsprechenden Prozessschritte in die Wege leiten, womit die interne Prozesssteuerung beginnt: Über Ein Aufgabenmanagement in den Workflows wissen die Mitarbeiter in jedem Prozessschritt, welche Aufgaben durch wen zu erledigen sind. Die festgelegten Prioritäten und Fristen signalisieren visuell, welche Vorgänge dringend zu bearbeiten sind – so würde beispielsweise automatisiert vermieden, dass die gesetzlich vorgeschriebene Rückmeldefrist von 8 Wochen verstreicht. Die Prozessschritte können sich intern zwischen den Mitarbeitern zugewiesen werden und über Funktionen wie ein Aktivitätenprotokoll und einen visualisierten Workflow ist der aktuelle Prozessstatus für alle Mitarbeiter klar ersichtlich.

Auch die Kommunikation mit dem Kunden und/oder Installateur kann direkt über epilot stattfinden. Im Kommunikationsbereich können variablen-basierte Dokumente eingepflegt werden, die als Vorlage dienen – sowohl als E-Mail-Vorlage als auch als Datei im Anhang. Zu dem Vorgang werden alle relevanten Informationen, Kenndaten und Dokumente in einer ‘digitalen Bauakte’ abgelegt, sodass jede Bearbeitung des Antrags nachvollziehbar dokumentiert wird und stets alle Informationen vorliegen.

Die Netzverträglichkeitsprüfung kann sowohl manuell als auch über die Anbindung einer Drittlösung erfolgen. Bei der manuellen Prüfung wird in epilot die Aufgabe „Netzverträglichkeitsprüfung“ durchführen hinterlegt und einem verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen. Nachdem der Mitarbeiter die Netzanschlussstelle in einer Drittlösung geprüft hat, pflegt er das Ergebnis manuell in den Vorgang ein und stellt den nächsten Prozessschritt abhängig vom Ergebnis ein – bei positivem Ergebnis kann dem Kunden mit einer E-Mail-Vorlage die Genehmigung erteilt werden, bei negativem Ergebnis kann innerhalb von epilot ein Angebot mit Netzanschlusskosten und Baukostenzuschuss für die Verstärkung des Anschlusses erstellt und an den Kunden versandt werden. Im Fall von notwendigen Baumaßnahmen könnten diese als separater Prozess gestartet werden.

Bei Integration einer Drittlösung in epilot kann die Netzverträglichkeitsprüfung auf Wunsch auch automatisiert erfolgen – entweder auf Knopfdruck im epilot Mitarbeiterportal sobald die Daten des Anschlussobjekts vorliegen, oder um einen noch kundenfreundlicheren und effizienteren Prozess umzusetzen direkt in der digitalen Journey. So erhält der Kunde unmittelbar Feedback und es steht schon bei Absendung der Anfrage fest, wie der Prozess weiter geht. Dadurch reduzieren sich die manuellen Arbeitsschritte des Mitarbeiters deutlich.

Self-Service über Portale für Kunden und Installateure

Um den Anlagenbetreiber während der Wartezeit proaktiv zu informieren, ohne die Zeit der Mitarbeiter in die Beantwortung von Telefonaten oder E-Mails zu stecken, bietet sich der digitale Self-Service über das epilot Interessentenportal an. Im Portal sieht der Kunde offene Vorgänge und einen Bearbeitungsstatus, der automatisch aus dem Mitarbeiterportal gespiegelt wird.

Auch Installateure können über einen eigenen Login-Bereich alle für sie relevanten Daten einsehen und mit dem Netzbetreiber kollaborieren und kommunizieren.

Mehr zur epilot Lösung für Netzprozesse ist hier nachzulesen.